Zertifikat in Microsoft Outlook einrichten

BITTE LESEN SIE DIE GESAMTE ANLEITUNG!

Bitte beachten Sie nicht nur die Bilder der nachfolgenden Anleitung, sondern lesen Sie unbedingt auch die einleitenden Erläuterungen und Hinweise zwischen den Abbildungen gründlich durch!

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Digitale ID einrichten

• Nach dem Starten von Outlook öffnen Sie das Menü „Datei“
• Dort öffnen Sie die „Optionen“:
• In den „Outlook-Optionen“ wälen Sie die Seite „Trust Center“ aus und öffnen die „Einstellungen für das Trust Center“:
• Im „Trust Center“ wählen Sie die Seite „E-Mail-Sicherheit“, aktivieren die Einstellung „Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen“ und öffnen den Dialog „Importieren/Exportieren“:
• Dort wählen Sie dann die PKCS#12-Datei aus, die Ihre digitale ID (also Ihren privaten Schlüssel, Ihren öffentlichen Schlüssel und alle relevanten Zertifikate) enthält (nicht die PEM-Datei aus der E-Mail):
• Weiterhin geben Sie das Geheimnis (Passwort, Passphrase) an, mit dem die PKCS#12-Datei geschützt ist, und starten das Importieren mit „OK“:
• Es öffnet sich ein Dialogfenster. Hier klicken Sie auf „Sicherheitsstufe“:
• Wählen Sie die Sicherheitsstufe „Hoch“ (dies bewirkt, dass Sie später bei jeder Verwendung Ihres privaten Schlüssels, also bei jedem Signieren und jedem Entschlüsseln, Ihr Kennwort eingeben müssen) und klicken Sie auf „Weiter“. (Falls Ihr PC durch IT-Fachleute abgesichert ist, falls Ihr PC nur von Ihnen genutzt wird, falls Sie Ihren PC beim Verlassen immer sperren und falls sich der PC in einem verschlossenen Raum befindet, zu dem nur wenige vertrauenswürdige Personen Zugang haben, dann dürfen Sie gerne auch die Sicherheitsstufe „Mittel“ wählen und die nächste Abbildung dieser Anleitung überspringen. Damit ersparen Sie sich, bei jedem Signieren und Entschlüsseln von E-Mails das Kennwort eingeben zu müssen.)
• Sie werden jetzt aufgefordert, ein Kennwort auszuwählen. Dieses Kennwort werden Sie vor der Verwendung Ihres privaten Schlüssels zum Signieren oder Entschlüsseln angeben müssen:
• Sie gelangen zurück zum vorherigen Dialogfenster. Dort prüfen Sie, dass Sie wirklich die hohe Sicherheitsstufe eingestellt haben, und vollenden Sie den Importvorgang mit „OK“:
• Zurück auf der Seite „E-Mail-Sicherheit“ im „Trust Center“ prüfen Sie, dass signierte Nachrichten weiterhin im Klartext versendet werden, und öffnen die „Einstellungen“:
• (Falls oben noch kein „Name der Sicherheitseinstellung“ eingetragen sein sollte, wählen Sie einfach selbst einen Namen aus.) Hier kontrollieren Sie, ob wirklich das richtige Zertifikat sowohl als „Signaturzertifikat“ als auch als „Verschlüsselungszertifikat“ eingestellt ist.
• Falls Sie nicht zum ersten Mal eine digitale ID importieren: Bei neuen Outlook- bzw. Windows-Versionen klicken Sie in der Dialogbox „Wählen Sie ein Zertifikat aus“ bitte unbedingt auf „Weitere Optionen“, denn erst dann werden Ihnen alle gültigen importierten digitalen IDs zur Auswahl angeboten:
• Anhand des Gültigkeitszeitraums können Sie gut erkennen, welches die richtige digitale ID ist:
• Ganz wichtig, damit Ihre elektronischen Unterschriften überall akzeptiert werden: Wählen als „Hashalgorithmus“ „SHA256“ und als „Verschlüsselungsalgorithmus“ „AES (256-bit)“ aus und bestätigen Sie die Einstellungen mit „OK“.
• Schließen Sie das „Trust Center“ mit „OK“:
• Schließen Sie auch die „Outlook-Optionen“ mit „OK“:
• Damit ist die Einrichtung Ihrer digitalen ID in Outlook abgeschlossen.